Agents vocaux et no-show : réduire les absences aux rendez-vous

1. Le no-show, un fléau coûteux pour les entreprises et les professionnels

Un no-show désigne un client ou un patient qui ne se présente pas à son rendez-vous sans prévenir. Loin d’être un cas isolé, ce phénomène perturbe profondément l’organisation et la rentabilité de nombreux secteurs.

Quelques chiffres parlants :

• En France, l’Assurance Maladie estime à près de 28 millions le nombre de rendez-vous médicaux manqués chaque année.

• Cela représente 6 à 10 % des consultations, avec des pics à 20 % dans certaines spécialités comme la kinésithérapie ou l’ophtalmologie.

• Dans d’autres secteurs (automobile, beauté, services à domicile, restauration), les taux de no-show peuvent atteindre 30 à 50 %.

Conséquences directes :

• Créneaux perdus, difficilement reprogrammables en dernière minute

• Temps professionnel gâché (médecins, techniciens, restaurateurs…)

• Perte directe de chiffre d’affaires

• Désorganisation des plannings et impact négatif sur les autres clients

Au-delà des pertes économiques, le no-show génère stress, inefficacité, et dégrade l’expérience globale côté client ou patient.

2. Pourquoi les rappels manuels ne suffisent plus

Certaines structures tentent de rappeler manuellement les rendez-vous par téléphone ou SMS. Mais cette méthode montre vite ses limites :

• Peu scalable : difficile de rappeler un à un quand les volumes augmentent

• Irrégulier : certains rappels oubliés, d’autres trop tardifs

• Chronophage : mobilise des ressources administratives déjà sous pression

Résultat : malgré la bonne volonté, le manque de système de rappel fiable et automatisé laisse les no-shows persister.

3. Réduire les absences avec un agent vocal IA

Les agents vocaux IA offrent une solution automatisée, personnalisable et performante pour rappeler les rendez-vous.

Fonctionnement type :

• L’agent appelle automatiquement 24 à 48 heures avant le rendez-vous

• Il rappelle les informations clés : date, heure, lieu, documents à apporter

• Il propose à l’interlocuteur de confirmer, reporter ou annuler

• En cas d’annulation, le créneau est libéré ou requalifié (ex. : patient en liste d’attente, créneau réintégré dans l’agenda)

• En complément, un SMS ou un email peut être envoyé pour maximiser la réception du rappel

Bénéfices immédiats :

• Taux de no-show en baisse dès les premières semaines

• Planning plus stable et optimisé

• Expérience client améliorée, sans effort côté équipe

4. Exemples concrets dans la santé, l’automobile, les services… et la restauration

Les agents vocaux sont déjà utilisés dans de nombreux secteurs pour automatiser les rappels :

• Cabinet de kinésithérapie : appel automatique la veille des séances. Si le patient n’est pas disponible, il reporte directement via l’agent. → Jusqu’à 25 % de no-shows en moins.

• Clinique vétérinaire : rappels pour les vaccins, suivis post-opératoires ou stérilisations. → L’équipe reste concentrée sur les soins, sans relances manuelles.

• Centre de contrôle technique : appel 48h avant la visite pour rappeler les documents requis et proposer un report. → Les créneaux annulés sont rapidement réattribués.

• Techniciens à domicile : confirmation de l’heure de passage, instructions logistiques, numéro d’appel en cas d’imprévu. → Moins de déplacements inutiles.

• Restaurants : l’agent confirme la réservation quelques heures avant le service et annule si le client est indisponible. → Moins d’absences, meilleure rotation des tables, pas de surbooking.

5. Comment mettre en place ce cas d’usage avec Rounded

Avec Rounded, vous pouvez créer un agent vocal de rappel de rendez-vous en quelques minutes — sans coder.

Déclenchement automatique des appels

Les appels sont programmés depuis votre agenda ou CRM, via Zapier, Make, ou un webhook personnalisé.

Exemple : “Appeler tous les patients 24h avant leur rendez-vous dans Google Agenda.”

Configuration de l’agent vocal dans Rounded

Depuis l’interface Rounded, vous définissez simplement :

• Le message d’introduction

• Les informations à rappeler (nom, heure, lieu…)

• Les options de réponse : confirmer, annuler, reporter

• Le ton, la voix, la langue, et d'autres paramètres de personnalisation

• Les branchements API et actions à déclencher automatiquement :

  • Confirmation → notification au secrétariat

  • Répondeur détecté → envoi automatique d’un SMS

  • Annulation → mise à jour de l’agenda ou relance d’un autre contact

Rounded devient ainsi le chef d’orchestre de vos rappels intelligents, connectés à tous vos outils métier (CRM, agenda, logiciel médical…).

Suivi des appels dans le dashboard Rounded

Tous les appels sont visibles dans un tableau de bord :

• Filtres dynamiques : date, numéro, durée, statut

• Transcription complète de chaque appel

• Variables extraites : confirmé, non répondu, reporté, etc.

Vous gardez un contrôle total sur l’efficacité de vos rappels — et vous ajustez en temps réel.

Conclusion

Le no-show est un vrai problème… mais pas une fatalité.
Grâce aux agents vocaux IA, vous pouvez automatiser vos rappels de rendez-vous, améliorer la ponctualité de vos clients ou patients, et optimiser votre planning — sans alourdir la charge de travail de vos équipes.

Avec Rounded, cette solution est accessible en quelques clics.
→ Un template prêt à l’emploi “rappel de rendez-vous” arrive bientôt sur la plateforme.