1. Le téléphone, premier facteur de surcharge dans les cabinets médicaux
Dans la plupart des cabinets médicaux, le téléphone prend le dessus sur tout le reste.
En moyenne, une secrétaire médicale passe :
- 60 % de son temps au téléphone,
- tout en gérant l’accueil physique,
- les démarches administratives,
- les transmissions avec les médecins,
- et les urgences imprévues.
Résultat :
- l’accueil physique est interrompu,
- les patients attendent au comptoir,
- les appels sonnent en continu,
- la tension monte pour tout le monde.
Le téléphone dicte le rythme. Pas le soin.
2. Pourquoi le modèle traditionnel n’est plus adapté
Même avec une organisation solide, les secrétaires se retrouvent débordées.
Parce que les appels ne préviennent pas.
Ils arrivent par vagues :
- 8h30 : prise de rendez-vous et urgences,
- 12h : annulations de dernière minute,
- 18h : patients inquiets après la consultation.
Et chaque appel peut être :
- une question simple (« Quels sont vos horaires ? »),
- une demande administrative,
- un changement de rendez-vous,
- une situation émotionnelle.
Mais ils sont tous traités de la même manière : par la même secrétaire, au même moment.
Ce modèle crée un goulot d’étranglement humain.
3. Donna : l’assistante vocale qui reprend le téléphone, pas la place de la secrétaire
Donna est une assistante vocale conçue spécialement pour les cabinets médicaux.
Elle répond au téléphone à la place du secrétariat, quand cela est possible — et seulement quand cela est utile.
🔗 Découvrir Donna : https://callrounded.com/cas-usage/secretariat-medical
Donna sait :
- prendre un rendez-vous dans Doctolib, DirectAgenda ou EasyDoct,
- envoyer un SMS de confirmation,
- gérer les reports et les annulations,
- filtrer les appels commerciaux ou hors périmètre,
- rappeler automatiquement les patients pour confirmer leur venue,
- donner les informations pratiques : horaires, adresse, documents à apporter.
Et si la situation est délicate, émotionnelle, ou nécessite un jugement humain ?
→ Donna transfère directement la communication à la secrétaire.
Elle ne remplace pas l’humain.
Elle protège son temps.
4. Ce que cela change concrètement dans un cabinet
Une salle d’attente plus calme
Les patients sont accueillis sans interruption, même en pleine affluence.
Une secrétaire plus disponible
Elle peut enfin :
- regarder les patients dans les yeux,
- expliquer, rassurer, orienter,
- gérer l’administratif avec précision.
Moins de stress pour l’équipe
Fin des appels en rafale.
Fin des journées “coup de feu non-stop”.
Une meilleure image patient
Un cabinet joignable = un cabinet serein et professionnel.
5. Le secret : un modèle hybride qui valorise l’humain
Nous ne parlons pas de remplacer la secrétaire.
Nous parlons de lui rendre son vrai rôle : l’accueil humain.
Donna prend ce qui est :
- répétitif,
- prévisible,
- systématique.
La secrétaire reprend :
- la relation,
- l’écoute,
- le soin.
Et c’est précisément là que l’humain fait toute la différence.
Conclusion : Donna est là pour remettre l’humain au centre
L’IA n’est pas là pour déshumaniser le soin.
Elle est là pour :
- décharger, pas remplacer,
- fluidifier, pas standardiser,
- rendre du temps, pas l’enlever.
Grâce à Donna, le téléphone cesse de prendre toute la place.
L’accueil physique redevient un moment d’attention et de calme, comme il devrait toujours l’être.
🔗 En savoir plus : https://callrounded.com/cas-usage/secretariat-medical
